采购政策
校董会政策.8
日期2023年12月1日
取代: 2021年12月、2019年12月、2018年12月、2017年10月、2016年6月、2011年10月、 2005年1月，2004年9月
政策
1. 采购货物和服务的权力和责任
A. 本采购政策旨在遵守所有适用的法律和采购 宾西法尼亚联邦法规，特别是在第2章中概述的法规 《冰球突破豪华版》第35条和1963年的《冰球突破豪华版游戏》，以及那些 OMB统一指南:行政要求，成本原则， 和联邦奖的审计要求(“全面/超级通告”2C.F.R.200),当 适用的.
B. 采购总监负责合同的谈判/签发 为学院提供“最具价值”的货品及服务供应商安排; 确保符合学院采购政策，并建立公平的 和有效的竞争性招标过程.
C. 财务副总裁负责建立，采购总监负责维护 提供有效和负责任的采购程序 活动.
D. 有权签订购买合同，或以任何方式责成学院 采购负债或涉及风险暴露的，须经以下审批 结构.
- 大学买家——购买金额不超过5000美元
- 学院采购总监兼波茨敦校区信息部副总裁 技术和机构效率-购买最高50,000美元
- 财务副总裁-购买高达10万美元
- 大学校长——购买最高25万美元
- 理事会-所有货物、设备或服务超过25万美元
无论采用何种征集方式(盖章)，均应适用上述批准级别 投标、征求建议书等.). 适当级别的签名权限应该 根据每个项目包括多个部分的供应商的预计累计支出 项目或阶段.
E. 所有单独购买的货物，设备，或服务，超过10万美元必须 在下次可用的会议上作为信息项目提交给校董会 会议. 此外，在财政结束后的第一次董事会会议上 每年，应向董事会提供一份所有与学院合作的供应商名单 在上一财政年度累计花费10万美元或以上.
F. 因为他们对学院的重要性和董事会的责任 受托人，以下专业服务，需要董事会当时批准 考虑更换供应商或需要签订新的服务合同:
- 不计成本:公共会计服务、银行服务、法律服务、 保险经纪服务，投资管理服务
- 其他专业服务商，年累计费用200元 5万美元(25万美元)或更多.
G. 未经授权的个人进行的任何谈判，学院将不予受理。 个人将对卖主承担个人义务. 公司通常 与学院做生意的人将被告知，所有的采购费用由学院承担 必须有学院官方授权的采购订单或签署的合同 由获授权的个人办理，但购卡交易除外 符合采购卡程序. 见采购卡程序. 学院将不会报销任何此类购买的费用 除非事先已作出安排，否则不得代表学院办理.
H. 所有购买必须用于学院活动. 购买任何 禁止个人使用的商品或服务.
2. 行为准则
采购办公室的工作人员，作为学院资源的管理者，应该有 具有较强的职业道德意识，并将恪守公布的职业道德准则 由 全国教育采购协会 (NAEP).
3. 礼物、小费和人情
A. 大学雇员、官员和代理人不得索取或接受任何礼物、小费、 承建商、潜在承建商和 子协议的各方、供应商或子协议的各方 被给予影响货物或服务的采购.
B. 价值低于100美元(100美元)的未经请求的礼物或小费.00)美元 可以接受. 可接受的项目包括:
- 促销品，如钢笔、铅笔、平板电脑、杯子、鼠标垫等.
- 糖果、烘焙食品和其他杂品等表示感谢的物品 标称价值项目.
C. 如果存在利益冲突或出现利益冲突，该雇员 是否应该将冲突报告给他/她的主管，然后由他/她的主管报告 办公室主任或总统指定人员，财务副总裁，以及 行政服务副总裁的审查.
4. 从关联方采购
A. 蒙哥马利县社区学院董事会已经通过了相关政策 制定全面的指引，处理有关的利益冲突 学院的受托人、教员、管理人员和支持人员. 这一政策 补充，但不会修改或取代学院在这方面的其他政策. 参见2.8和6.理事会政策手册第16条.
B. 学院员工、附属机构或组织代表应出具证明 并且愿意在察觉到利益冲突的情况下回避自己.
C. 大学教职员工不得故意选择、索取、获取来自、 或管理与任何关联方的合同. 关联方定义为任何 供应商或服务提供商:
- 是否拥有、控制或积极影响(任何拟议的交易) with 学院) by any employee, faculty member 或者他们的直系亲属; or
- 雇用或将雇用学院的任何雇员或教员; 或者他们的直系亲属.
D. 任何来自关联方的交易，在发出采购订单之前必须 由办公厅主任或总统指定的人、财务副总裁、 以及行政服务副总裁. 看到 关联方交易批准表格.
5. 遵守采购政策
A. 必须授权供应商购买产品和服务 通过批准的学院采购订单或其他采购卡使用. 口头授权 在不发出采购订单的情况下运送货物或批准提供服务 禁止号码
B. 以任何方式要求学院承担采购债务的任何合同或协议 并要求签署授权，必须由采购部门审核，在适用的情况下 我们的外部律师事务所在执行之前. 所有完全执行的合同都是 采购存档.
6. 合同合规
A. 所有学院合同供应商的信息和定价将被视为专有的 除非法律要求，否则不得(a)共享或(b)用于任何目的 学院公务以外的其他用途. 大学合同信息则不是 是:
- 提供给其他供应商或学院以外的任何人;
- 以不道德的方式使用;
- 用于个人购买或私人利益
B. 滥用供应商资料将被视为不当处理机构资料.
7. 投标人/要约人的责任
A. 为了被确定为负责任的投标人或要约人，潜在承包商必须提交 证明符合责任要求和必须的证书 遵守任何提交额外文件的要求. 需要考虑的因素 包括承包商是否:
- 是否有适当的资源和专业知识来满足合同要求 -资金、材料、设备、设施、人员等.
- 有令人满意的业绩和诚信记录
- 没有被任何州或地方司法机关暂停或视为没有资格获得裁决 或美国政府的一个机构
B. 未能提供所要求的文件，以调查关于 责任可能使投标人丧失获奖资格.
C. 如果发现本来可以获得合同的投标人没有责任， 财务副总裁办公室的书面决定副本 会寄给投标人吗.
D. 寻求建筑项目中标的投标人可能需要提供额外的 文件来满足这一要求(见第16 - 确定建筑承建商的责任).
8. 帮助本地、多元化和弱势企业
A. 学院在采购方面支持本地、多元化和弱势企业 过程，因为多样性促进了积极的经济影响并增加了竞争 在学院的货物和服务供应商中，包括建筑供应商 服务.
B. 学院致力于吸纳本地、多元化和弱势企业 在其采购过程中尽可能.
- 就本政策而言，以下定义将适用:
- 本地企业是指位于蒙哥马利县的企业.
- 多元化企业是指少数人至少拥有51%的股份， 女性、退伍军人、LGBT人士或残疾人士.
- 弱势企业是指由社会所有和控制的小企业 以及《冰球突破豪华版》第49章规定的经济弱势群体 法规第26部分，或联邦法规第124部分第13篇，以及 符合联邦法规的认证.
- 学院要求尽最大的努力和真诚的努力来实现参与目标 在5-10%的少数族裔企业，5-10%的女性企业，5-10%的多元化企业 自有企业，5-10%本地企业参与建设项目.
- 学院，视情况将包括价格优惠或评估学分 在商品和服务征集中处于本地、多样化或劣势的商业地位; 包括建筑服务.
C. 该学院将帮助当地的、不同的和处于不利地位的企业了解 学院的采购流程.
D. 学院将把本地的、多样化的和处于不利地位的企业纳入征集 列表.
E. 学院的采购总监负责提供年度报告 本地的，多样化的，不利的商业参与. 采购署署长 会向学院的财务及机构风险委员会(FIRC)提供数据 董事会协助金融监管局调整现时参与的基准 以及未来参与的目标和指标. FIRC将审查结果 并将向采购总监和财务副总裁提供反馈.
本节关于帮助本地、多元化和弱势企业的规定不得 适用于联邦、州或地方法律禁止的地方 这部分可能危及联邦或州资金的接收.
10. 5,000美元以下(*不包括联邦拨款的采购)
学院要求所有用品、服务和设备的最低报价为一次 购买金额少于或等于$4,999.99.
11. 5,000美元或以上且低于25,000美元的采购(*不包括与 联邦拨款基金)
A. 学院必须向至少三(3)名负责人征求有竞争力的报价 与同一项目相关的所有供应、服务和设备的供应商 总共花费了五千美元(五千美元).20万美元，但不到2.5万美元 美元(25,000美元)，除非在K节中确定为“豁免”.
B. 与同一供应商的交易涉及相同的项目或工作范围 发生在同一12个月的滚动年度将被视为累积，无论 汇款的时间.
C. 合同应授予最低响应和负责的供应商会议 规范.
D. 通常，至少需要三份来自合格供应来源的报价. 但是，可能存在少于三个引号或多于三个引号的情况 可能是合适的.
- 只有在以下情况下，采购部门才会接受少于三份报价 正常的竞争性招标程序无法进行. 采购订单 至少三个报价不能获得，必须附有一个完整的 供应商选择表格 在此基础上解释了情况. 学院院长，副院长都可以 财务总监或采购总监由董事会授权签署 的豁免.
E. 采购部门有权确定三个以上投标时的投标情况 将是必需的.
12. 竞投金额超过25,000美元(建筑及设施维修除外)
除非特别豁免，如下文第13条所定义，学院必须征求 如果总订单为25,000美元(25,000美元)，则竞争性投标或建议 购买非建筑类物品或购买2万美元或以上的物品 或建筑和设施维修合同. 参见招标程序.
13. 竞投豁免
以下情况是 免除*不受竞争性投标要求的限制，但要求提交一份 供应商选择表格 (PDF). 此理由必须在签发前得到采购总监的批准 采购订单或合同的. 免除竞争性投标要求的采购 是否仍需经过常规审批程序.
*注:使用联邦资金不得豁免. 看到17 -使用联邦拨款进行采购.
- 设备只能从一个人或公司获得(唯一供应来源);
- 由于专利权、版权或其他利益的存在，竞争被排除在外 类似的情况;
- 紧急情况:因紧急情况而立即需要的货物、设备或服务. 这些可能是 在没有投标或建议的情况下购买，但必须由总裁决定 提交董事会在下次可举行的会议上追溯核准.
- 采购总监酌情决定提供专业服务.
- 计划采购的是为支持设备而采购的部件 厂家特别设计;
- 拟采购的是与装配有关的技术服务; 设备的安装、维修或人员的指导 专业性:高度技术性或专业性;
- 所考虑的采购是为立即提供所需的劳动力和材料 支持新设备/系统安装的住宿可以 accomplished by a vendor already on site; and it would not be practical to allow another 供应商在同一地点工作，或者当它被认为是不切实际的另一个 卖方动员和遣散;
- 从学校合同供应商或国家合同中购买商品或服务 和/或经大学董事会批准的教育采购合作社. 采购部有权要求对采购进行竞争性投标 来自学院合同供应商、国家合同供应商和/或教育采购部门 合作社如果在其判断下，可以实现成本节约或其他学院目标 完成;
- 涉及保险单、担保公司债券、互联网合同的合同 接入公司，与公用事业服务公司或电话公司签订合同 在公用事业委员会备案的关税，与另一个政治 宾夕法尼亚州联邦的分支机构，联邦政府和任何机构 宾夕法尼亚州联邦或任何市政当局;
- 影片、教材、备用包、模型、教师演示设备合同 学校使用所必需的和图书馆的图书资料;
- 必须兼容的整体设备维修部件、附件或设备 使用现有设备或固定装置的;
- 软件(续订/租赁)或软件支持必须与现有软件兼容 对于其他供应商来说不切实际或过于昂贵的软件 提供软件或软件支持.
请注意，商品和服务豁免竞争性招标要求 须根据第1条获董事会通知及批准，并须遵守 的报告条文 宾夕法尼亚州知情权法(RTK).
14. 租赁和. 购买
A. 财务副总裁有权力和责任来决定 最合适的获取设备的方法，1.e.，购买或租赁(资本和 经营)10万美元或以上.
B. 财务副总裁也有责任评估每个外部 第三方租赁超过100,000美元用于适当的会计和报告处理(i.e., 资本或营运).
C. 采购部门有权力和责任审查和执行所有供应商 代表学院签订租赁合同.
D. 虽然不建议，但只有在以下情况下才允许外部第三方租赁 财务办公室确定将实现经济效益. 这样的好处 可能包括较低的现金支付、有利的融资条件和/或降低风险， e.g.过时，由学院承担. 不过，一般是第三方租赁 是否具有成本效益，并且在资本租赁的情况下，是否产生报告要求. 直接购买是获得设备的首选方法.
E. 通过外部第三方租赁采购设备，并提供总租赁 $5,000或以上的付款费用将以学院的竞争性报价/招标为准 设备租赁审批程序的政策和要求.
15. 建筑和设施维修采购
董事会可以进行任何建设、重建、维修或工作 任何性质的，由其自己的维修人员或可在下述情况下进行工作 在下列情况下签订合同.
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- 根据宾夕法尼亚州法典第35条.如果合同等于或超过20元 1000美元(2万美元).00)，学院应公开征集有竞争力的 投标，并将合同授予最低响应和负责任的投标人.
- 如果合同等于或超过5,000美元(5,000美元).，但小于 两万美元($20,000).00)，学院应征求有竞争力的报价 来自至少三家负责任的公司.
- 如果合同金额低于5000美元(5000美元).00)，学院可以授予 不征求竞争性投标的合同.
- 在紧急情况下，学院设备的任何部分可能无法使用，并导致 中断学院的正常运作，校长经协商后可以 与董事会主席一起，授予紧急维修合同.
- 公示标书应当密封，并按规定的方式和时间接收. 评标结果应公布并公开，并授予合同 在其上. 学院将保留接受或拒绝任何或所有投标的权利 部分招标，放弃非正式的投标和报价，或重新发布 征集. 学院进一步保留在分裂时授予合同的权利 订购、一次总付或个别项目为基础，或以最适合的方式组合 书院的利益，除非书院另有规定. 万一… 价差错误，以单价为准.
- 建设、改造、维修的招标应当公开进行 通过与公司担保的债券或保证金额的支票作为董事会成员 确定，但不低于投标金额的5%. 如果投标人在授予合同后， 不符合担保履约的要求的 合同、投标保证金或保证支票将被没收.
- 被授予合同的投标人应当提供保函以保证合同的履行
劳动和材料的合同和支付. 债券应符合规定
1967年《冰球突破豪华版》(第8页). S. § § 191—202). 失败
提供保函，使先前的裁决无效.
- 承包商应在整个合同期内购买和维护 投标规范中所示的学院要求的保险，并应满足所有要求 其中列出的要求.
条件
- 学院将在保险证明上被指定为额外被保险人.
- 所有证书必须包含60天的取消通知
- 承包商应取得并提供分包商的学院证书 以上述条款及条件为准.
- 一般责任险应包含每个工作地点的汇总
- 所有保险单和/或债券将由持牌保险公司出具 在宾夕法尼亚州联邦开展业务，并须经批准 学院.
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16. 确定建筑承建商的责任
此外，在25万美元或以下的合同中被视为负责任的投标人 符合上述“投标人/招标人的责任”项下的要求 承建商可能被要求出示:
A. 符合劳动法规的记录，包括OSHA和现行工资法规.
B. 经美国政府批准并注册的学徒计划 劳工学徒和培训局或宾夕法尼亚州联邦 每一个学徒的行业或职业代表了他们的劳动力.
C. 为员工及其家属提供全面的医疗和住院福利.
17. 使用联邦拨款进行采购
尽管有任何与此相反的规定，当联邦资金被 用于非施工时，投标门槛按Omni/Super标准执行 通告，2c.F.R. 最近修订的200. 在某些情况下，联邦拨款 要求优先于学校政策.
A. 拨款采购:预算经理/利益相关者应与采购部门协商 关于适当的采购方式遵循联邦指导方针. 对于更大的 收购时，可能需要使用以下其中一种:
- 小额购买:学院必须获得一个报价.
- 小额采购:学院必须征求至少三个有竞争力的报价 (3)负责任的供应商.
- 密封投标:用于固定价格合同
- 必须公开做广告
- 包含规格
- 必须在公共论坛上开放吗
- 必须授予最低响应和负责任的投标人.
- 竞争性建议书:用于密封投标条件不合适的情况.
- 当密封投标不合适时，请求竞争性提案(rfp).
- 固定价格合同和费用偿还合同都可以授予.
- 必须公开做广告
- 进行技术评估的书面方法必须到位.
- 根据价格和其他因素奖励.
- 非竞争性提案:仅在特殊情况下允许.
- 项目只能从单一来源获得;
- 不允许延迟竞争性招标的紧急采购;
- 联邦授奖机构书面授权使用唯一来源;
- 在征求了一些来源后，确定竞争不足
B. 在启动采购程序之前，赠款接受者与 采购及拨款办事处必须:
- 审核采购计划，避免不必要的和/或重复采购 指设备、用品和服务.
- 确定合并采购是否会节省时间和金钱
- 在适用的情况下，执行租赁与购买分析.
- 对所有超出简化成本的采购进行成本分析 获取阈值.
- 利用州或地方政府间协议的研究机会 采购设备、用品和服务.
- 包含对技术要求的清晰和准确的描述
采购物资、材料、产品或服务.
- 在竞争性采购中，确保描述不包含以下特征 过度限制竞争.
- 禁止限制竞争.
- 当使用实体或产品的资格预审列表时，确保列表是 “当前和包括足够的合格来源，以确保最大限度的公开和自由竞争，” 并且不排除任何其他潜在实体或产品参与 的诱惑.
- 在可行的情况下，使用联邦剩余的联邦财产购买物资和 设备.
C. 在可能的情况下，所有招标和报价必须向少数民族提供 公司和商业企业.
- 合同的授予或投标不得基于当地的地理偏好，除非 在哪些适用的联邦法规明确规定或鼓励地域偏好.
- 小企业、少数民族企业和妇女企业应当纳入 征集列表;
- 确保征集小型和少数民族企业和妇女企业 当他们被认为是产品和服务的潜在来源时;
- 如果可能的话，将需求划分为较小的任务或数量，以允许参与 小型和少数民族企业以及妇女企业;
- 制定交货时间表，鼓励小型和少数族裔企业参与 妇女的商业企业;
- 利用小企业管理局和少数民族的服务和援助 商务发展署;
- 要求承包商采取上述相同的步骤.
D. 全部或部分由联邦拨款支付的合同条款.
- 所有联邦拨款资助的合同必须包括所述的所有适用条款 非联邦实体合同条款中 联邦奖.
- 在执行任何合同之前，采购部门必须核实承包商是 未列在合同的排除方清单上 奖励管理系统 (山姆).
- 任何建筑工程合同都必须包含价值工程条款 具有足够的尺寸，为降低成本提供合理的机会.
- 合同履行和付款将在合同期间受到监督.
E. 采购记录保留
- 对于所有使用联邦拨款进行的采购，采购部门将保留文件
详细说明购买历史. 这包括:
- 说明采购方法的基本原理的记录;
- 合同类型选择的合理性;
- Rationale for the contractor selection or rejection; and
- 合同价格的基础.
18. 使用联邦拨款进行采购
赠款可能有独特的采购指南. 除非另有说明，学院 采购程序必须如下所述.
19. 财产处置
A. 用赠款资金购置的财产和设备，原来不再需要时 项目或计划，可用于其他活动支持的奖励机构.
B. 在处置财产或设备之前，学院必须核实联邦 授予机构处置指示.
C. 采购部门将出售或以其他方式处置所有不再存在的财产 使用. 见处置申请表格.